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Acht typische Bürokratieprobleme bei der Gründung

Frau mit Schulden und RechnungenAnmeldungen und Genehmigungen werden von vielen Gründerinnen und Gründern für reine Formsache gehalten. Die Praxis beweist das Gegenteil. Probleme und Fehler sind an der Tagesordnung. In aller Regel führen diese zu Zeit- und finanziellen Verlusten bzw. Engpässen.

1. Menge: Anzahl der Genehmigungen schwer abschätzbar

Bei erlaubnispflichtigen Unternehmen: Viele Gründer unterschätzen die Anzahl notwendiger Genehmigungen und den damit verbundenen Aufwand. Folgen: Durch die nicht kalkulierbare Anzahl von Genehmigungen findet oftmals eine erhebliche zeitliche Verzögerung statt. Oft wird mit der letzten Genehmigung erst die Gesamtgenehmigung erteilt. Außerdem entstehen durch eine hohe Anzahl von Genehmigungen unkalkulierte Kosten. Bei einer Ausweitung des Geschäftsbetriebes werden zudem nicht selten Folgegenehmigungen notwendig, die oft nicht beantragt werden. Tipp: Frühzeitig nach denkbaren Auflagen fragen und mögliche Kosten kalkulieren!

2. Zeit: Die Dauer der Genehmigungsverfahren wird unterschätzt

Bei erlaubnispflichtigen Unternehmen: Vor allem bei Umweltfirmen und dem produzierenden Gewerbe ist die Genehmigungsdauer oftmals sehr lang. Viele Unternehmen planen aber nur mit einer geringeren Vorlaufzeit. Folge: Unternehmen geraten in finanzielle Schwierigkeiten, wenn eingeplante erste Einnahmen noch nicht eintreffen. Achtung: Genehmigungen bauen oft aufeinander auf und werden nicht parallel bearbeitet. Erst mit Erteilung der letzten Genehmigung darf die Geschäftstätigkeit aufgenommen werden. Wer bereits nach der ersten Genehmigung startet, muss mit Bußgeld oder schlimmstenfalls Betriebsstilllegung rechnen.

3. Geld: Kosten für Auflagen werden nicht in die Kalkulation einbezogen

Genehmigungen sind nicht selten mit Auflagen verknüpft. Beispiel: Einbau eines Filters in die Entlüftung, Abfallkonzept bei Sondermüll usw. Viele Gründer werden von den Auflagen überrascht, können sie – aus finanziellen Gründen – nicht erfüllen und dann den Geschäftsbetrieb nicht Aufnehmen. Da eine Genehmigung zudem nur unter der jeweiligen Auflage erteilt wird, kann sie bei Nichterfüllung zurückgezogen werden. Im Extremfall kann Nichteinhaltung zu beachtlichen Bußgeldern oder gar zur Schließung des Betriebs führen.

4. Vollständigkeit: Nicht alle Meldestellen informiert

Für Gewerbetreibende sollte der erste Weg zum Gewerbeamt führen. Das Gewerbeamt wird die Anmeldung an verschiedene andere Institutionen wie das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft, das Gewerbeaufsichtsamt, das Statistische Landesamt sowie IHK bzw. HWK weiterleiten. Es ist aber möglich, dass zum Unternehmensstart noch nicht alle erforderlichen Meldungen und Genehmigungen bei der betroffenen Behörde vorliegen. Tipp: Mit allen Behörden selbst Kontakt aufnehmen, um Anmeldeformalitäten zu klären und zu beschleunigen.

5. Fehlende Baugenehmigungen ziehen finanzielle und zeitliche Probleme nach sich

Situation: Bautechnische Änderungen im Unternehmen stehen an. Oft wird nicht (rechtzeitig) sichergestellt, ob eine Baugenehmigung erforderlich ist. Eine Baugenehmigung wird nicht beantragt. Das Bauamt kann verlangen, dass der Ursprungszustand wiederhergestellt wird. Folge 1: hohe Kosten. Folge 2: Verzögerung wegen der nachträglichen Beantragung der Baugenehmigung für den notwendigen Umbau.

6. Genehmigung auf bestimmte Räume und Angebote beschränkt

Zahlreiche Genehmigungen sind ausschließlich für bestimmte Bereiche bzw. Räume erteilt (z. B. bei Gaststätten). Werden nun zusätzliche Flächen oder Räume genutzt, muss eine zusätzliche Genehmigung eingeholt werden. Geschieht dies nicht, so kann das zur Schließung des Unternehmens führen. Erlaubnisfreie Betriebe (wenn kein Alkohol ausgeschenkt wird) unterliegen nicht den Bestimmungen der Gaststättenverordnungen. Baurechtliche Bestimmungen – z. B. Regelungen zum Lärmschutz oder Regelungen zu den Sperrzeiten – müssen sie dennoch beachten. Betriebe mit Alkoholausschank und Beherbergungsbetriebe, die z. B. eine Bar oder ein Restaurant mit Alkoholausschank führen, der für jedermann – also nicht nur für Hausgäste – zugänglich ist, benötigen weiterhin eine Gaststättenerlaubnis/Konzession und müssen sämtliche Bestimmungen der Gaststättenverordnungen ihres Bundeslandes erfüllen.

7. Namensrechte nicht gesichert

Innerhalb des Genehmigungsverfahrens für eine Gründung werden die Rechte (z. B. Firmennamen, Marken, Domains) nicht geprüft. Die Gründungsgenehmigung wird erteilt, dennoch können rechtliche Probleme auftreten, wenn z.B. der Firmenname bereits vergeben und geschützt oder die gewünschte Domain oder Marke nicht mehr verfügbar ist.

Um festzustellen, ob z. B. der Firmenname bereits existiert oder geplante Verfahren oder Produkte durch Patente geschützt sind, müssen separate Recherchen erfolgen, z. B. bei der zuständigen IHK. Für eine Recherche, welche Namen oder Patente schon vergeben sind, empfiehlt sich außerdem eine Recherche beim Deutschen Patent- und Markenamt. Wird ein vergebener und geschützter Name genutzt, drohen möglicherweise juristische Auseinandersetzungen über die Rechte, die zu erheblichen Kosten (bei der Umfirmierung) und Problemen (bis zur Geschäftsaufgabe) führen können.

8. Arbeitserlaubnis für Nicht-EU-Bürger

EU-Bürger haben das Recht, Beruf und Arbeitsplatz für eine selbständige oder unselbständige Arbeit frei zu wählen. Ausgenommen von der Arbeitnehmerfreizügigkeit sind für eine Übergangszeit nur die neuen EU-Mitgliedstaaten im Rahmen der Osterweiterung. Alle EU-Bürger genießen allerdings Dienstleistungs- (mit einigen Ausnahmen im Baubereich für die neuen EU-Mitglieder) und Niederlassungsfreiheit. Sie können also überall in der EU ein Gewerbe anmelden. Nicht-EU-Bürger benötigen für eine selbständige Erwerbstätigkeit entweder eine (befristete) Aufenthaltserlaubnis oder eine (unbefristete) Niederlassungserlaubnis. Die Anträge werden in der Regel bereits vor der Einreise nach Deutschland bei der deutschen Vertretung im Heimatland gestellt.

Achtung: Bei der Beschäftigung von Nicht-EU-Bürgern muss ebenfalls eine Arbeitserlaubnis erteilt sein.

(Quelle: GründerZeiten 36, BMWi, Berlin)
(Bildnachweis:  2©-Gina-Sanders – Fotolia.com)

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