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Controlling und Buchführung

Rotstift anspitzenIn Ihrer Buchführung halten Sie alle Einnahmen und Ausgaben fest. Auf diese Weise sind Sie immer über die aktuelle finanzielle Situation Ihres Unternehmens informiert. Praktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Es gibt die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung.

Einfache Buchführung

Für wen? Die einfache Buchführung ist nur für kleine Betriebe mit einfachen und leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert (z. B. Freiberufler, Einzelunternehmen mit einem Angestellten). Die Regelung betrifft Unternehmen, die einen guten Überblick über die Vermögens-, Ertrags-und Liquiditätssituation haben. Die einfache Buchführung ist dabei allerdings nur für Unternehmen zulässig, die nicht buchführungspflichtig sind.

Wie ausfüllen? Bei der einfachen Buchführung werden Konten (Rubriken) für gängige Geschäftsvorgänge eingerichtet: Kauf von Büromaterialien, Mietzahlungen, Telefongebühren usw. Innerhalb der einzelnen Konten werden die Einnahmen bzw. Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge erfasst. Außerdem werden die Buchungen (Ein-und Ausgänge) von Kasse (Bargeld) und Bankkonten festgehalten.

Achtung: Nicht erfasst werden hier Angaben über das Betriebsvermögen (z. B. Maschinen, Material, bestehende Forderungen, Bankguthaben usw.) bzw. die Schulden (Darlehen, Verbindlichkeiten usw.) des Unternehmens. Das vollständige Betriebsvermögen lässt sich nur durch eine Inventur feststellen. Nicht berücksichtigt bleiben außerdem die Anschaffungskosten teurer und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter (z. B. Firmenwagen). Wenn Sie die einfache Buchführung nutzen, sollten Sie daher Ihren Steuerberater bitten, Ihnen einen Überblick über Vermögen, Schulden und Abschreibungen zu verschaffen.

Auswertung: Die einfache Buchführung wird durch eine so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ausgewertet: also durch eine Gegenüberstellung der betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Sind die Einnahmen höher als die Ausgaben, so handelt es sich hierbei um einen Unternehmensgewinn. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen Sie einen amtlichen Vordruck verwenden.

Doppelte Buchführung

Für wen? Die doppelte Buchführung ist für alle Betriebe mit differenzierten und nicht ganz leicht überschaubaren Geschäftsprozessen empfehlenswert. Für bestimmte Unternehmen ist sie darüber hinaus Pflicht. Dazu zählen:

  • alle Kaufleute
  • Nicht-Kaufleute mit
  • Umsätzen von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr oder
  • Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 50.000 Euro
  • Kapitalgesellschaften (GmbH und AG); sie gelten immer als Kaufleute

Wie ausfüllen? Auch bei der doppelten Buchführung müssen Sie Konten für gängige Geschäftsvorgänge einrichten. Die doppelte Buchführung hat ihren Namen daher, dass nun jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Buchführungskonten verbucht wird. Wird eine Lieferantenrechnung per Banküberweisung bezahlt, so wird dies sowohl im Konto für „Wareneinkäufe“ als auch im Konto „Bank“ festgehalten (Gegenbuchung). Jedes Konto verfügt dabei über eine Soll-und Habenseite. Hier werden Einnahmen und Ausgaben erfasst. Wie Buchungen für einzelne Konten richtig ausgeführt werden, ist nicht leicht zu verstehen. Gründer und Jungunternehmer, die die doppelte Buchführung selbst erledigen wollen, sollten daher unbedingt einen Buchführungskursus belegen (z. B. bei der zuständigen Kammer). Alternative: die Anstellung einer Fachkraft (ggf. gemeinsam mit anderen Unternehmen), die Übertragung der Buchführung auf einen Steuerberater oder ein Buchführungsbüro.

Auswertung: Die doppelte Buchführung erlaubt jederzeit einen Überblick z. B. über den Stand der Verbindlichkeiten, über offene Kundenrechnungen und die Liquidität des Unternehmens. Dazu kommt: Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss machen. Dazu gehören eine Gewinn-und Verlustrechnung (GuV) sowie eine Bilanz. Beide werden in der Regel vom Steuerberater angefertigt.

Die wichtigsten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung

  • Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden können.
  • Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein.
  • Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
  • Zeitgerechtheit: Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitgerecht erfasst sein.
  • Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege nachgewiesen werden.
  • Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden.

(Quelle: GründerZeiten 23, BMWi, Berlin)
(Bildnachweis: ©-pit24 – Fotolia.com)

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