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Vorteile der Einrichtung einer „digitalen Buchführung“

Light bulbGerade am Anfang einer Existenzgründung sind junge Unternehmer froh, wenn Sie es schaffen ihre steuerlichen Pflichten mit möglichst geringem Aufwand zu erfüllen.

Bei Übertragung dieser Aufgaben auf einen Steuerberater sahen die Arbeitsabläufe für die Abwicklung bislang in etwa wie folgt aus:

Die Belege werden im Unternehmen gesammelt, geordnet und zu einem bestimmten Termin (meist einmal im Monat oder quartalsweise) zum Steuerberater gebracht. Dort werden die Belege vorkontiert, gebucht, die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) erstellt und Umsatzsteuervoranmeldungen und alle anderen Steuerpflichten erledigt. Mit der Übergabe der Belege des nächsten Monats oder des nächsten Quartals werden die vom Steuerberater verarbeiteten Belege dem Unternehmer zurückgegeben und vom ihm archiviert.

Die Nachteile dieser Art der Buchführung liegen klar auf der Hand. Das Hin- und Herfahren der Belege ist mit Zeit und Kosten behaftet. Während der Verarbeitung in der Kanzlei kann auf die Belege im Unternehmen nicht zugegriffen werden. Zahlungsläufe können ins stocken geraten, da die Belege nicht vor Ort sind.

Neben der Aufgabe der Erfüllung der steuerlichen Pflichten, helfen die Arbeitsergebnisse des Steuerberaters dem Gründer sein Unternehmen zu steuern und zu überwachen. Das entscheidende Werkzeug dazu ist die BWA. Diese stellt dem Unternehmer die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick bereit. Bis zur Aushändigung der BWA an den Unternehmer verstreichen – aufgrund der üblichen Abläufe im Zusammenhang mit der papierbehafteten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle – mehrere Wochen oder vielleicht Monate. Für eine zeitnahe Steuerung des Unternehmens ist die BWA dann weitgehend ungeeignet. Nebenprodukte der Buchführung wie z. B. Listen der offenen Kundenforderungen werden oftmals nicht genutzt, da wegen der fehlenden Aktualität in den Unternehmen solche Listen separat (und damit doppelt) gepflegt werden.

Als Lösung für die aufgezeigten Nachteile bieten wir unseren Mandanten seit einigen Jahren die sog. „digitale Buchführung“ an. Diese funktioniert wie folgt:

Der Steuerberater bekommt die Belege des Unternehmens nicht erst nach dem Monatsende und nicht wie bislang in Papierform sondern zeitnah digital übermittelt. Die Belege werden idealerweise wöchentlich oder auch täglich gescannt und über eine sichere Datenleitung an ein Rechenzentrum übermittelt. Alternativ dazu funktioniert auch die Übermittlung per Fax an eine speziell für das Unternehmen eingerichtete Faxnummer.

Die übermittelten Belege stehen dem Steuerberater (und dem Betrieb) sofort zur Bearbeitung und zur Ansicht zur Verfügung. Die Verarbeitung kann damit zeitnah – auf Wunsch des Mandanten sogar täglich – erfolgen. Der Unternehmer oder seine Mitarbeiter können gesuchte Belege aufgrund der automatisierten „Verschlagwortung“ durch Nutzung einer Suchmaschine schneller auffinden. Große Aktenschränke für die Buchführungsunterlagen werden nicht mehr benötigt. Gleichzeitig können Kontoauszugsdaten eingelesen werden. Auswertungen (z. B. BWA, OP-Listen) können so wochenaktuell bzw. tagesaktuell erstellt werden.

Die „digitale Buchführung“ eröffnet darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten der Arbeitserleichterung für den Unternehmer. Zum Beispiel kann der Steuerberater eine Zahlungsvorschlagsliste bereitstellen, die nach Genehmigung einzelner oder aller Zahlungen durch den Unternehmer über eine sichere Leitung ausgelöst werden. Weitere Anwendungen sind die Bereitstellung von aktuellen Mahnlisten oder das Mahnwesen selbst. So kann sich der Unternehmer immer mehr von Verwaltungsaufgaben befreien und sich seinen eigentlichen Aufgaben widmen.

Dies alles bedeutet für das Unternehmen einen Informationsvorsprung und eine Arbeitserleichterung durch den Wegfall von Doppelterfassungen, was insbesondere in der Gründungs- bzw. Übernahmephase eines Unternehmens eine enorme Entlastung sein kann. Der Unternehmer kann außerdem schneller auf Entwicklungen in seinem Unternehmen reagieren. Die Hürde des Scannens der Belege ist dabei schnell genommen. Daher wundert es auch nicht, dass bei uns immer mehr Mandanten die Vorteile der digitalen Buchführung für sich nutzen.

(Gastbeitrag von Dipl.-Kfm. Carsten Nicklaus, Kanzlei Dr. Dreist & Nicklaus StB PartG mbB, Steuerberater, Krefeld, www.dreist-nicklaus.de)
(Bildnachweis:  ©-coramax-Fotolia.com_1 – Fotolia.com)

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