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Wenn Führungskräfte bessere Entscheidungen treffen

BerufsgenossenschaftDer Nutzen von unternehmensinternen Feedback-Systemen mit offenen Fragen

Feedback-Systeme liefern Führungskräften präzise Informationen, die diese direkt für ihr Führungsverhalten nutzen können.

Bei einer Feedback-Erhebung ist der umfangreiche Einsatz von offenen Fragen – bezogen auf die Ergebnisqualität – effektiver als der Einsatz von vorwiegend geschlossenen Fragen.

Sie und die Führungskräfte Ihres Unternehmens treffen Entscheidungen, die sich kurz- oder mittelfristig wirtschaftlich auswirken – z.B. auf die Arbeitsmotivation der Mitarbeiter. Im Idealfall wählen Führungskräfte unter den gegebenen Umweltzuständen aus mehreren Handlungsalternativen die für die Zielerreichung am besten Geeignete aus.

Je genauer die Führungskraft die betriebsinternen Umweltzustände kennt, desto besser kann sie die optimale Handlungsalternative bestimmen und entsprechend handeln. In der Unternehmenspraxis entscheiden Führungskräfte aber teilweise, ohne wesentliche Aspekte der Umweltzustände zu kennen.

Nicht selten bemerkt die jeweilige Führungskraft dies nicht und trifft für Ihr Unternehmen suboptimale Entscheidungen.

Haben die Führungskräfte Ihres Unternehmens für ihre Entscheidungen die notwendigen Informationen?

Neben Mitarbeitergesprächen liefern in diesem Kontext insbesondere 180- bzw. 360-Grad-Feedback-Systeme einen wichtigen Beitrag. Dadurch erhält die Führungskraft Erfahrungswissen und Einschätzungen von Mitarbeitern bis hin zu Kollegen und Kunden. Die Führungskraft wird so mit Wissen über unternehmensinterne Umweltzustände „ausgerüstet“.

Ein Teil der Unternehmen, die 180- bzw. 360-Grad-Feedback-Systeme implementiert haben, setzen ausschließlich geschlossene Fragen ein Beispiel:

„Das Kommunikationsverhalten Ihres Vorgesetzten Ihnen gegenüber ist angemessen.“ Antwortmöglichkeiten: stimme voll zu/stimme eher zu/stimme eher nicht zu / stimme gar nicht zu.

Feedback-Systeme, die präzise Informationen bereitstellen, nutzen stattdessen primär offene Fragen. Ein Beispiel:

„Welcher Konflikt mit Ihrem direkten Vorgesetzen hat Sie im letzten Jahr am meisten belastet?“ Freitext-Antwortfeld zum Antworten/zum Hineinschreiben.

Während bei der Beantwortung einer geschlossenen Frage nur wenige Antwortalternativen vorgegeben sind, bieten offene Fragen Raum für ein individuelles Antwortverhalten. Feedbacksysteme, die vorwiegend geschlossene Fragen nutzen, können nur ein grobes Abbild der Unternehmenswirklichkeit liefern, da sie manche Ausschnitte der Realität nicht erfassen. Eine Antwort auf eine geschlossene Frage liefert für – das in der Frage thematisierte – Verhalten einen Raster-Wert, der ein problematisches Verhalten bloß aufdecken kann. Ein Beispiel:

Antwort „Stimme eher nicht zu“ auf die Frage „Das Kommunikationsverhalten Ihres Vorgesetzten Ihnen gegenüber ist angemessen.“

Eine Antwort auf eine offene Frage hingegen bietet mehr als das: sie liefert bereits konkrete Informationen, an welchem Punkt genau angesetzt werden muss, um das defizitäre Verhalten zu optimieren. Ein Beispiel:

Antwort zur Frage nach der Konflikt-Belastung im letzten Jahr: „In einer Situation behandelte er mich respektlos. Er sagte, dass …“.

Damit ein Feedback-System mit offenen Fragen funktioniert, sind vier Aspekte zu beachten.

Praxis-Tipp 1

Die Mitarbeiter müssen der Feedback erhebenden Instanz vertrauen, dass diese ihre Daten anonymisiert bearbeitet. Nur so ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ehrlich auf die Fragen antworten. Die Personalabteilung des eigenen Unternehmens wird – unabhängig von der objektiven Sachlage – diesbezüglich nicht immer als vertrauenswürdig eingeschätzt. Eine unternehmensexterne Instanz erfüllt dieses Kriterium meist besser.

Praxis-Tipp 2

Ergänzend zu den offenen Fragen sollten geschlossene Fragen dann eingesetzt werden, wenn allgemeine Informationen zu den Befragten erhoben werden sollen.

Praxis-Tipp 3

Für die Auswertung der offenen Fragen reichen statistische Kenntnisse allein nicht aus. Die professionelle Auswertung von offenen Fragen im Unternehmenskontext erfordert auch kommunikations- und organisationspsychologische Kenntnisse. Diese bilden die Grundlage dafür, dass in den erhobenen Daten Strukturen und Prozesse erkannt werden.

Praxis-Tipp 4

Das Feedback muss in konstruktiver Form an die jeweilige Führungskraft kommuniziert werden. Das bedeutet, die Antworten müssen so „übersetzt“ werden, dass die Führungskraft motiviert ist, ihr Entscheidungsverhalten zu ändern.

Abschließend eine offene Frage: Was unternehmen Sie dafür, dass die Führungskräfte Ihres Unternehmens optimale Entscheidungsgrundlagen haben?

(Gastbeitrag von Dr. Timo Müller, www.ikuf.de)
(Bildnachweis: Yuri-Arcurs – Fotolia.com)

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