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Forderungsmanagement – Forderungen durchsetzen

GeldwäschegesetzWenn Kunden ihre Rechnungen nicht zahlen, geraten Unternehmen nicht selten in ernste Liquiditätsschwierigkeiten. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer sind in dieser Lage unsicher, wie sie die ausstehenden Gelder eintreiben können. Sie wollen ihre Kunden nicht verprellen und verlieren wertvolle Zeit, indem sie sich im Mahnwesen an wenig effektive, überkommene Geschäftspraktiken halten. Um Außenstände nicht zu Liquiditätsproblemen werden zu lassen, sollte man – sowohl bei Privat- als auch bei Firmenkunden – überlegt zu Werke gehen. Dabei gilt der Grundsatz: Nicht alles, was rechtlich möglich ist, ist auch wirtschaftlich sinnvoll.

1. Fälligkeit einer Forderung/Verzug

Wenn Sie einem Kunden eine Rechnung mit einem bestimmten Zahlungsziel schicken, ist der Rechnungsbetrag zu diesem Datum (Zahlungsziel) fällig. Mit Ablauf des Datums befindet sich der Schuldner in aller Regel in Verzug. Falls in der Rechnung kein Zahlungsziel angegeben ist, kommt ein Firmenkunde dennoch spätestens dann in Verzug, wenn er die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit bezahlt (nach § 286 Abs. 3 BGB). Dies gilt gegenüber Privatkunden (Verbraucher) nur, wenn sie darauf in der Rechnung besonders hingewiesen worden sind. Fehlt dieser Hinweis, bedarf es einer Mahnung mit entsprechenden Angaben, um den Verzug auszulösen.

Wenn Ihre Kunden mit Zahlungen in Verzug sind, sollten Sie nicht zu lange warten. Mahnen Sie, sobald das Datum verstrichen ist und Sie die Kontoauszüge tagesaktuell gebucht haben. In der Regel sollte das zwei bis drei Tage nach dem gesetzten Termin sein.

2. Erstes Mahnschreiben

Rechtliche Vorgaben für Mahnschreiben gibt es nicht. Ein erstes Mahnschreiben sollte in einem freundlichen, aber festen Ton verfasst sein und darlegen, dass die Zahlung in Verzug ist. Die Mahnung sollte Folgendes enthalten:

  • den genauen Namen/Firmennamen des Schuldners
  • den genauen Namen/Firmennamen des Gläubigers
  • die Höhe der ausstehenden Forderung
  • die dafür erbrachte Leistung
  • die Rechnungsnummer
  • das Rechnungsdatum
  • ggf. das gesetzte Zahlungsziel
  • eine Frist (genaues Datum), bis wann die überfällige Zahlung nun erfolgt sein muss. Diese sollte sehr kurz sein, z. B. fünf Tage. Eine Fristsetzung von zehn und mehr Tagen mag mancherorts noch üblich sein, kostet Sie aber Ihr Geld. Achtung: Setzen Sie eine genaue Frist. Die Formulierung „sofort“ bedeutet nach der Rechtsprechung einiger Gerichte „innerhalb von acht Wochen“.

Um das Verhältnis zu Firmenkunden nicht zu belasten, reagieren viele Unternehmen auf ausstehende Forderungen zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung. Rechtlich besteht zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung kein Unterschied. Beide sind eigentlich nicht erforderlich, da ein Verzug mit dem Fälligkeitsdatum + 1 Tag bzw. nach Ablauf der 30-Tage-Frist (nach § 286 Abs. 3 BGB) in der Regel bereits eingetreten ist.

Aber: Als Gläubiger müssen Sie damit rechnen, dass ein Kunde den Erhalt einer Rechnung bestreitet. Ein Mahnschreiben dient in diesem Fall also auch dazu, ihm seinen Zahlungsverzug nachzuweisen. Daher sollten Sie Ihrem Kunden ein Mahnschreiben per Einschreiben (mit Rückschein) schicken und eine Kopie der Rechnung beilegen. Achtung: Den Einschreibebeleg des Postdienstleisters zu Beweiszwecken gut aufheben. Muster für ein Mahnschreiben finden Sie im Internet.

3. Telefonisch mahnen

Nach der ersten schriftlichen Mahnung sollten Sie telefonisch „nachfassen“. Gehen Sie bestimmt, aber nicht emotional vor: Sie fordern das ein, was Ihnen für Ihre Leistung zusteht. Treffen Sie eine klare und verbindliche Zahlungsabsprache mit dem Schuldner. Bestätigen Sie ihm diese Absprache am besten schriftlich. Wenn sich der Schuldner nicht an diese Absprache hält, sollten Sie umgehend den gerichtlichen Weg beschreiten oder ein Inkassobüro beauftragen.

4. Weitere Mahnungen

Ob Sie eine, zwei oder drei Mahnungen versenden, hängt davon ab, wie Sie Ihren Kunden einschätzen: Wird er auf Mahnungen reagieren? Auf die wievielte Mahnung? Wichtig ist dabei auch, ob Sie das Mahnverfahren weiter selber bearbeiten wollen: Mahnungen kosten Zeit und Nerven. Und Sie müssen entscheiden, wie lange Sie (aus Liquiditätssicht) auf Ihr Geld warten können. Falls Sie eine zweite Mahnung schicken, sollten Sie darin androhen, dass Sie – wenn die Zahlung weiterhin ausbleibt – ein professionelles Inkassoinstitut mit der Eintreibung Ihrer Forderung beauftragen werden. Aus rechtlicher Sicht gibt es schon für eine zweite Mahnung keine Notwendigkeit. Sie ist allerdings heute teilweise noch geschäftsüblich. Eine dritte Mahnung wird allerdings heutzutage nur noch sehr selten verschickt. Bedenken Sie: Je mehr Mahnungen Sie versenden, desto mehr Zeit verstreicht zu Lasten Ihrer Liquidität.

5a. Anwaltliches Mahnschreiben

Reagiert der Kunde auf Ihre Mahnung(en) nicht, können Sie als Gläubiger einen Rechtsanwalt einschalten. Ein anwaltliches Mahnschreiben, das dem Schuldner die Sach- und Rechtslage aus Sicht des Gläubigers ausführlich darlegt, macht auf viele Schuldner mehr Eindruck als eine „normale“ Mahnung. Erklärt sich der Schuldner bereit zu zahlen, kann Sie der Rechtsanwalt ggf. auch bei der Ausarbeitung einer Einigungsvereinbarung unterstützen (z. B. Schuldanerkenntnis, Stundung, Ratenzahlung, Verzugswirkung usw.). Bei einem nachgewiesenen Verzug des Schuldners besteht ein Anspruch auf die Erstattung der anwaltlichen Mahngebühren, berechnet nach den Vorschriften des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes.

5b. Inkassobüro

Alternativ können Sie ein Inkassounternehmen damit beauftragen, die Forderung einzuziehen. Das Inkassounternehmen wird Ihren Kunden nicht nur mahnen, sondern auch telefonisch und/oder persönlich kontaktieren. Außerdem werden seriöse Inkassounternehmen bei allen Maßnahmen die Bonität des Schuldners berücksichtigen und Ihnen so ausschließlich wirtschaftlich vertretbare Maßnahmen vorschlagen und durchführen. Das Inkassounternehmen wird etwaige Ratenzahlungen auf Einhaltung überwachen und bei der Ausarbeitung von Vereinbarungen und Maßnahmen zur nachträglichen Forderungssicherung mitwirken. Die Kosten für das Inkassounternehmen muss der Schuldner entsprechend der Schadensersatzregelung erstatten. Die Seriosität eines Inkassounternehmens können Sie zum Beispiel an dessen Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) überprüfen.

6. Gerichtliche Schritte oder außergerichtliche Einigung

Wenn alle genannten außergerichtlichen Versuche, zu Ihrem Geld zu kommen, erfolglos verlaufen sind, bleibt in der Regel nur noch ein gerichtliches Mahn- oder Klageverfahren. Bedenken Sie dabei: Sie sollten in der Regel zunächst versuchen, ein langwieriges und kostenintensives Gerichtsverfahren zu vermeiden, und alle außergerichtlichen Möglichkeiten ausschöpfen.

7. Gerichtliches Mahnverfahren

Wenn außergerichtliche Mahnbemühungen erfolglos geblieben sind, können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren in Gang setzen. Es kommt dann infrage, wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Schuldner nicht Widerspruch gegen Ihre Forderung einlegen wird (z. B. wegen Mängeln, Schlechterfüllung, Nichterhalt der Ware usw.). Das Ergebnis des gerichtlichen Mahnverfahrens ist ein Mahn- und ein Vollstreckungsbescheid, die dem Schuldner durch das zuständige Gericht zugestellt werden. Legt er dagegen keinen Widerspruch oder Einspruch ein, erhält der Gläubiger einen „Titel“, mit dem er eine Zwangsvollstreckung in die Wege leiten kann. Mahn- und Vollstreckungsbescheide können Rechtsanwälte, das von Ihnen beauftragte Inkassounternehmen oder Sie selbst beim zuständigen zentralen Mahngericht beantragen. Liegt der Vollstreckungsbescheid vor, können beide Dienstleister auch die Zwangsvollstreckung gegen Ihren Schuldner betreiben. Das heißt, sie sorgen dafür, dass die ausstehende Forderung z. B. durch einen Gerichtsvollzieher eingetrieben wird.

8. Gerichtliches Klageverfahren

Hat der Schuldner Einwände gegen Ihre Forderung (z. B. wegen Mängeln, Schlechterfüllung, Nichterhalt der Ware usw.) bleibt in vielen Fällen nur ein Klageverfahren. Dessen Erfolgsaussichten und die Kosten sollten Sie aber zunächst durch einen Rechtsanwalt prüfen lassen. Die Klage sollte dann auch ein Rechtsanwalt beim zuständigen Gericht, in der Regel beim Amts-oder Landgericht, einreichen. Vor dem Landgericht herrscht Anwaltszwang, so dass Sie z. B. bei Geldforderungen über 5.000 Euro auf jeden Fall einen Rechtsanwalt beauftragen müssen. Aber auch vor dem Amtsgericht ist die Klage ohne Anwalt nicht zu empfehlen, weil z. B. viele Formalien beachtet werden müssen.

9. Strafanzeige

Besteht der Verdacht, dass Ihr Schuldner strafrechtliche Vorschriften verletzt hat (z. B. Insolvenzverschleppung, Betrug) kommt eine Strafanzeige in Betracht. Eine strafrechtliche Verurteilung kann dazu führen, dass der Beschuldigte Geschäftsführer mit seinem Privatvermögen für die Forderung des Gläubigers einstehen muss. Die Strafanzeige sollte ein Rechtsanwalt bei der zuständigen Stelle einreichen. Bevor Sie Ihrem Kunden mit einer Strafanzeige drohen oder es ihm mitteilen, sollten Sie sich immer von einem Rechtsanwalt beraten lassen.

10. Kosten

Ab dem Zeitpunkt des Verzugs haben Sie als Gläubiger Anspruch auf die Zahlung von Verzugszinsen sowie, bei deren Nutzung, auf Erstattung der Kosten für einen beauftragten Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro sowie aller tatsächlich entstandenen Auslagen wie Gerichts- und Gerichtsvollzieherkosten.

(Quelle: GründerZeiten 08, BMWi, Berlin)
(Bildnachweis: © H-J-Paulsen – Fotolia.com)

Ein Gedanke zu “Forderungsmanagement – Forderungen durchsetzen

  1. Der Punkt „Telefonisch Mahnen“ macht den kleinsten Teil bei diesem Beitrag aus, ist in meinen Augen aber der Wichtigste. In einem persönlichen Gespräch können oft viel schneller und erfolgreicher konkrete Zahlungsziele erreicht werden, als über standarisierte Mahnschreiben. Diese dienen in meinen Augen nur, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Wirklich erfolgreich ist aber meist das Telefoninkasso, zumindest dann, wenn es professionell durchgeführt wurde.

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