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Arbeitsorganisation

Der Schlüssel zum ErfolgBesonders typisch für Gründer und (junge) Unternehmer: Sie haben Probleme, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und dadurch effektiv zu nutzen. Wer kennt den Ausspruch nicht: „Zum Arbeiten komme ich erst nach Feierabend.“ Ein wichtiger Grund sind die vielen „Störfaktoren“, die tagsüber von der Arbeit abhalten, aber eigentlich dazugehören: Telefonate, Mitarbeiter, Kunden, Besprechungen, Konflikte usw. Wenn Gründer oder (junge) Unternehmer immer wieder gestört und dadurch in ihrer Arbeit unterbrochen werden, so tritt der so genannte „Sägeblatteffekt“ ein: Wer nämlich von seiner Aufgabe auch nur für einen kurzen Moment abgehalten wird, benötigt bis zur erneuten Weiterarbeit an der gleichen Stelle eine zusätzliche Anlauf- und Einarbeitungszeit. Unter dem Strich gehen so bis zu 28 Prozent der Zeit verloren (Quelle: Lothar Seiwert, Das neue 1 x 1 des Zeitmanagements, 2005).

Zeit erfassen

Mit einer systematischen Zeiterfassung lässt sich dokumentieren, wo Zeit verschwendet wird oder fehlt. Eine solche Zeiterfassung hat einen weiteren Vorteil: Man kann mit ihrer Hilfe sehen, wie lange man tatsächlich braucht, um einen bestimmten Auftrag zu erledigen. Das ist wichtig für die zeitliche und finanzielle Kalkulation von Angeboten und die Überprüfung (Nachkalkulation) erledigter Aufträge.

Prioritäten setzen

Wenn Sie wissen, wie viel (oder wenig) Zeit Ihnen zur Verfügung steht, sollten Sie genau entscheiden, was Sie mit dieser Zeit anfangen. Um nicht in Zeitnot zu geraten, sollten Sie sich Prioritäten setzen. Hier ist es wichtig, dass Sie sich zuerst einen Überblick über die zu erledigenden Arbeiten verschaffen. Diese können Sie daraufhin nach Prioritäten sortieren.

Überblick verschaffen

Wichtig ist jedoch, dass Sie für alle Arbeiten festhalten, wann Sie sie begonnen und erledigt haben. Wenn es sich um Auftragsarbeiten handelt, sollten Sie den Auftraggeber darüber informieren, wann er mit der Fertigstellung rechnen kann. Grundsätzlich sollten Sie darauf achten, dass Sie alle Arbeiten möglichst zeitnah erledigen, so dass es nicht erst zu einem „Aufgabenstau“ kommt.

E-Mail-Routine

Heutzutage kommt für viele Unternehmen die überwiegende Anzahl der Informationen per E-Mail. E-Mails einfach im Posteingang zu lagern führt unweigerlich dazu, dass Interessantes unbeachtet und Wichtiges unbeantwortet bleibt. Abhilfe schafft eine konsequent eingehaltene E-Mail-Routine (s. Seite I „Übersicht: Tipps für eine gute Organisation“). Sie sorgt sogar dafür, dass Sie zum Feierabend keine einzige unbearbeitete E-Mail mehr im Postfach haben.

Arbeitsorganisation: allgemeine Grundsätze

  • Aufgaben zeitnah erledigen
  • Aufgabenprioritäten setzen (nicht alles auf einmal erledigen wollen)
  • eine wöchentliche Zeiteinteilung vornehmen
  • sich Zeit für Privates nehmen
  • Zeiten erfassen
  • beendete Projekte bzw. Kundenaufträge nachkalkulieren

Wo steht was am Arbeitsplatz, z. B. der Drucker (Quelle: BMWi, 2009)

Weg zum Drucker 10 Sekunden
Häufigkeit täglich 30 Mal
Zeitaufwand täglich 20 Sekunden x 30 = 600 Sekunden = 10 Minuten
Zeitaufwand monatlich 300 Minuten = 5 Stunden
Stundensatz brutto 26,50 Euro
Aufwand monatlich 132,50 Euro
Aufwand jährlich 1.590 Euro

(Quelle: GründerZeiten 50, BMWi, Berlin)
(Bildnachweis: © Gunnar-Assmy – Fotolia.com)

Ein Gedanke zu “Arbeitsorganisation

  1. Die Kostenkalkulation bezüglich des jährlichen Weges zum Drucker vernachlässigt allerdings wichtige Fakten.

    Durch die zusätzliche Bewegung am Arbeitsplatz fördern nämlich die Gesundheit des Selbständigen und beugt Rückenschmerzen und Arbeitsausfälle durch zu langes Sitzen vor.

    Durch die Vermeidung von ein oder zwei Krankheitstagen und Arztkosten ist der Zeitaufwand durch den Weg zum Druck sehr schnell kompensiert.

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