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Büroorganisation

UnternehmensnachfolgeVielleicht haben Sie das auch schon erlebt: Sie brauchen – z. B. für einen Banktermin – die Bescheinigung über Ihre Gewerbeanmeldung. Sie ist nicht zu finden. Oder Sie haben einen Auftrag übernommen, aber die Arbeit daran verläuft ganz anders als gedacht, Fehler treten auf, der Fertigstellungstermin ist nicht zu halten. Oder Sie stellen plötzlich mit Schrecken fest, dass Sie vergessen haben, eine wichtige Rechnung zu bezahlen.

Sorgen Sie frühzeitig für Ordnung

Das bedeutet: Mitentscheidend für den Erfolg eines Unternehmens ist die RICHTIGE Organisation. Sie kostet gerade am Anfang Zeit und Geld, zahlt sich jedoch umso schneller in Euro und Cent aus, je besser sie ist. Umgekehrt gilt: Wenn in einem Unternehmen nicht frühzeitig für Ordnung durch eine angemessene Organisation gesorgt wird, werden die zu erwartenden Probleme mit der Zeit immer gravierender und der Weg zurück zur Ordnung immer schwieriger.

Was sollte gut organisiert werden?

Es gibt einige klassische unternehmerische Aufgabenfelder, für die eine gute Organisation besonders wichtig ist:

  • der persönliche Arbeitsplatz (z. B. Schreibtisch)
  • die Arbeitsabläufe/Arbeitszeit (Kundenkontakte, Schreibtischarbeit)
  • die Kommunikation (Briefe, E-Mails, Gesprächsnotizen)
  • die Dokumenten-Ablage (in Regalordner oder Computer)

Die Erfahrung zeigt, dass es bei Gründern und jungen Unternehmen vor allem bei der Dokumenten-Ablage und der Organisation der Arbeitsabläufe „klemmt“.

Organisation der Dokumentenablage

Viele Gründer bevorzugen ein gängiges Ablagesystem für ihre Dokumente und Geschäftsunterlagen: die so genannte „Schuhkarton-Ablage“, also ein Behältnis, eine Schublade oder  ähnliches, in das alle anfallenden Belege und Unterlagen hineinwandern. Spätestens dann, wenn sie dringend bestimmte Unterlagen benötigen, offenbart dieses (Nicht-)Ablagesystem seine Schwächen. Wer mit einem relativ geringen Aufwand eine gute Ablagesystematik schaffen will, sollte folgendes beachten:

Allgemeine Grundsätze

  • betriebsinterne und kundenbezogene Unterlagen getrennt ablegen (s. Übersicht Seite I und II)
  • Beim Unternehmensstart zu den betriebsinternen und kundenbezogenen Unterlagen für die Unterbereiche einzelne Fächer (im Regalordner) oder Ordner (im Computer) anlegen. Diese können später ggf. zu eigenen Ordnern für die einzelnen Bereiche/Vorgänge werden
  • Ablage im Computer: Die PC-Ablage hat die oberste Priorität. Verzichten Sie – wann immer es möglich ist – darauf, aus einer Datei ein Papierdokument zu machen. Jede Art von Papierdokument kann eingescannt und im Computer gespeichert werden. Suchen und Finden wird so erheblich beschleunigt. Wichtig dafür ist eine systematische Benennung von Ordnern und Dateien. Dokumenten-Dateien lassen sich zu dem bei Bedarf leichter per E-Mail zustellen (z. B. Bank, Steuerberater). Damit haben Sie einen wichtigen Schritt hin zur papierlosen Ablage getan. Ausgenommen sind die Dokumente, die Sie unbedingt in Papierform aufbewahren müssen (z. B. Originalverträge).
  • Papierordner: Er ist ideal, wenn Sie umfangreiche Vorgänge ablegen wollen. Mithilfe von Trennblättern oder Registraturen können Sie große Ablagemengen logisch gliedern. Ordnen Sie die Unterlagen chronologisch, und zwar mit dem jüngsten Datum zuoberst (= kaufmännische Ablage); so lassen sich Unterlagen schneller auffinden und beim Abheften muss nicht der gesamte Ordner (bzw. das gesamte Fach) durchgegangen werden.
  • Hängeregistratur: für kleine Vorgänge, die nur aus wenigen Dokumenten bestehen
  • Stehsammler: für Fachzeitschriften, umfangreiche Kataloge und Prospekte
  • Stapelablage/Ablagefach: nur kurzzeitig einsetzen, um aktuelle Dokumente für eine weitere Bearbeitung zu sammeln.

(Quelle: GründerZeiten 50, BMWi, Berlin)

(Bildnachweis: © Stauke – Fotolia.com)

Ein Gedanke zu “Büroorganisation

  1. Toller Artikel! Was viele Gründer und Unternehmer vergessen ist früh genug eine passende Software einzuführen. Wir haben den Unterschied ganz schnell gemerkt als wir uns für ein CRM-System entschieden haben. Es heißt „infra-struktur“ und hat uns die Arbeit deutlich leichter gemacht, da alle Anrufe, Mails, Termine und Aufgaben auf einen Blick sichtbar sind.

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