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Aufbewahrungsfristen – Was gilt für wen?

Die Ware wurde geliefert und bezahlt. Der Kunde hat die Ware erhalten und das Geld ist auf dem Konto. Die Unterlagen können in den Papierkorb, weil sie nicht mehr benötigt werden. Natürlich nicht!

Der Gesetzgeber möchte kontrollieren. Ohne Unterlagen ist das nicht machbar. Somit ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Unterschieden werden dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt.

Für bestimmte Berufe und Tätigkeiten, z. B. für Apotheken, Fahrschulen und Makler, bestehen weitere Aufbewahrungspflichten

Grundsätzlich sind aus steuerlichen Gründen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Berechnung der Steuergrundlage von Bedeutung sind. Dazu zählen:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
  • Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:

  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind nach § 147 AO im Original aufzubewahren. Abweichend von der gesetzlichen Regelung verlangt die Finanzverwaltung inzwischen jedoch nicht mehr eine Aufbewahrung im Original. Nach einer Verfügung des Bundesfinanzministeriums vom 08. März 2004 ist eine Aufbewahrung auf Bild- bzw. sonstigen Datenträgern ausreichend.
  • Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Welchen Fristen die einzelnen Dokumente eines Unternehmens unterliegen, können Sie unserer Aufstellung entnehmen.

(Bildnachweis: © DOC RABE Media – Fotolia.com)

2 Gedanken zu “Aufbewahrungsfristen – Was gilt für wen?

    • Vielen Dank für Ihren Hinweis. Die Internetseite bezieht sich im wesentlichen aber auf die privaten Lebensumstände, die wir hier nicht näher betrachtet haben.

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