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Angaben auf Geschäftsbriefen

Die Vorgründungsphase ist durchlaufen, der Gewerbeschein ist in der Tasche und die Türe ist für die ersten Kunden geöffnet. Das war’s? Nein, denn jetzt kommen noch viele Kleinigkeiten, die ein Unternehmer zu beachten hat. Eine davon ist Geschäftsbrief. Jeder hat schon mal einen Brief geschrieben. Aufbau, Ordnung und Notwendigkeiten sind da nicht wichtig, wenn der Brief von Privat an Privat geht. Wird der Brief von einem Unternehmen erstellt, ist es ein Geschäftsbrief und verlangt nach Einhaltung von Regeln.

Alles was das Unternehmen an Mitteilungen rausschickt, sind Geschäftsbriefe. Betreffen die noch eine geschäftliche Betätigung gegenüber Dritten und sind an bestimmte Empfänger gerichtet, kommen Sie ohne Regelwerk nicht mehr aus.

Das Regelwerk gilt ziemlich umfassend. Für laufende Geschäftsbeziehungen und auch solche, die in der Anbahnung sind. Die äußere Form ist dabei unwichtig. Geschäftsbrief ist nicht nur das Stück Papier im Kuvert, sondern auch Postkarten und E-Mails. Weitere Arten die als Geschäftsbrief geführt werden sind in unserer Liste „Angaben auf Geschäftsbriefen“ enthalten.

Die kleinen Unternehmen, nicht im Handelsregister eingetragene, sind Nichtkaufleute. Die haben keine gesetzlichen Pflichtvorgaben zu beachten. Wer jetzt einfach drauflos schreibt kann in eine böse Falle tappen. Bei unrichtigen Angaben kann es zu Abmahnungen kommen! Und um die Geschäftsbezeichnung auf dem Geschäftsbrief kommen Sie auch nicht herum.

Dann gibt es noch die Unternehmen die im Handelsregister eingetragen sind. Das sind die Kaufleute. Und die müssen die Regeln beachten, weil sonst Abmahnungen und Zwangsgelder bis zu 5.000 € drohen.

Daher sind für alle Kaufleute folgende Angaben zwingend vorgeschrieben:

  • die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • die Rechtsform der Gesellschaft (oHG, KG, GmbH, AG) bzw. den die Kaufmannseigenschaft kennzeichnenden Zusatz eingetragener Kaufmann, eingetragene Kauffrau oder eine Abkürzung wie e.K., e.Kfm., e.Kfr.
  • der Sitz der Gesellschaft
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer
  • zusätzlich bei Personenhandelsgesellschaften (oHG und KG), bei denen kein persönlich haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, ein Hinweis auf die Haftungsbeschränkung (GmbH & Co. oHG, GmbH & Co. KG)
  • die Pflichtangaben für die Unternehmen, die persönlich haftende Gesellschafter sind (z. B. die Komplementär-GmbH)
  • zusätzlich bei der Rechtsform GmbH: alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; sofern ein Aufsichtsrat (Beirat) gebildet und ein Vorsitzender bestellt wurde, Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen des Vorsitzenden.
  • zusätzlich bei der Rechtsform AG: alle Vorstandsmitglieder mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu benennen; den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
  • Befinden sich GmbH oder AG in Liquidation, treten die Liquidatoren an die Stelle der Geschäftsführer, was ebenfalls auf dem Geschäftsbrief anzugeben ist.

(Bildnachweis: © teracreonte – Fotolia.com)

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2 Gedanken zu “Angaben auf Geschäftsbriefen

  1. Der Artikel erläutert die wichtigsten Aspekte wirklich sehr gut, jedoch wie sieht es, wenn man per Email Support anbietet? Gelten dann auch diese Regeln?

    • Wenn Sie per E-Mail einen Support anbieten, gelten dieselben Regel wie für den Geschäftsbrief, weil eine E-Mail dem Geschäftsbrief (Papier) gleichgestellt wird.

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